Ruang Kantor, Tata Letak & Pengaturan Kerja

Ruang kantor merupakan tempat dimana biasa dipergunakan aktivitas tata usaha. Untuk meningkatkan efektifitas bekerja, kantor memerlukan suatu interior yang apik dan memudahkan para pekerjanya untuk leluasa bermobilitas.

ruang kantor

Manajemen ruang kantor ialah suatu pengarahan dalam mengatur tata letak serta aktivitas suatu tata usaha (kerja) secara lebih hemat, efisien, dan efektif.

Terdapat 2 tipe umum suatu kantor, ialah kantor dengan sifat terbuka dan kantor bersifat tertutup.

Kantor terbuka berarti ruang kantor tanpa dinding yang memungkinkan ruang gerak karyawan yang cukup leluasa dan bebas.

Kantor bersifat tertutup dimana para kerja memiliki ruang kerja sendiri-sendiri yang meminimalkan adanya interaksi secara terbuka diantara pekerja. Ruang kerja tertutup menuntut para karyawan dan pegawai untuk focus pada pekerjaan yang sedang dihadapi.

Hal ini baik bila mengurangi kemungkinan para karyawan menghamburkan waktu bekerja dengan melakukan hal yang tidak menguntungkan, seperti mengobrol, bersantai, atau pun meninggalkan ruang kerja.

Namun ada kerugian bagi ruang kerja yang bersifat tertutup. Karena ruang kerja yang terbatas dan terfokus untuk melakukan pekerjaan yang dihadapi, maka akan mengurangi tingkat kekerabatan antar pegawai, karena terbatasnya ruang kerja juga membatasi ruang gerak para karyawan.

Untuk beberapa saat, mungkin ini tidak masalah, namun bagi kesinambungan bisnis di masa depan, hubungan baik antar karyawan pun harus terbangun baik.

Prinsip Ruang Kantor Yang Baik

Terdapat empat azas pokok dalam penataan interior kantor yang baik.

  1. Azas jarak terpendek ialah suatu tata letak interior kantor yang terbaik dimana memungkinkan proses penyelesaian suatu pekerjaan dapat dilakukan sependek-pendeknya atau dengan waktu yang efektif
    .
  2. Azas rangkaian kerja ialah penempatan para karyawan dan alat-alat kantor yang dirunut rangkaiannya agar sejalan dengan urutan penyelesaian pekerjaan. Azas rangkain kerja juga merupakan kesinambungan azas jarak terpendek karena dengan tata letak suatu ruang yang baik, akan memudahkan karyawan menjangkau alat pekerjaan yang dibutuhkan sehingga pekerjaan dapat dilakukan secara lebih efektif dan efisien
    .
  3. Azas penggunaan segenap ruangan ialah azas dimana suatu tata ruang kantor mempergunakan sepenuhnya ruang kantor termasuk di dalamnya secara vertikal (ke atas dan ke bawah). Azas ini menggunakan sistem pemaksimalan suatu ruangan. Azas ini sangat baik digunakan terutama bagi suatu ruang kerja yang kecil namun menuntun tempat penyimpanan yang cukup luas. Penggunaan secara maksimal ruang kantor dari atas ke bawah, atau begitu pun sebaliknya, merupakan cara yang baik dilakukan sesuai azas penggunaan segenap ruang ini
    .
  4. Azas perubahan. Perubahan susunan ruang kantor dapat dilakukan apabila tata letak suatu ruang kerja diharuskan untuk berubah karena alasan-alasan 3 hal di atas. Perubahan tata letak kantor dapat digunakan untuk membuat suasana baru dalam suatu kantor. Azas-azas ini pun selaras sejalan dengan besar-kecil berat-ringan perabotan ruang kerja yang digunakan.

Bila saat ini Anda merencanakan ruang kantor, baca artikel panduan desain ruang  kantor berikut:
– 30 Desain Interior Kantor Minimalis Modern
– Desain Furnitur Kantor Minimalis Modern
– Cara Menciptakan Desain Interior Kantor Minimalis


 Kebutuhan Luas Kantor

Faktor menentukan luas ruang  kantor adalah jumlah pegawai, dan kebutuhan ruang seperti ruang penyimpanan file, ruang dapur, ruang resepsionis, ruang rapat, ruang direktur selain itu struktur kolom bangunan juga mempengaruhi alokasi luas kantor.

Jangan lupa pula mempertimbangkan kebutuhan karena ekspansi usaha serta koridor utama untuk keluar masuk karyawan.

Kondisi Lingkungan Ruang  Kantor

Terdapat beberapa faktor untuk mempertimbangkan kondisi lingkungan ruang  kantor dalam memilih lokasi kantor ialah :

  • Model gedung, seperti warna gedung, ukuran, reputasi, usia, usia gedung , pelayanan.
  • Fasilitas gedung seperti AC, listrik, tempat parkir, tangga darurat, jumlah lift dll
  • Transportasi umum untuk hubungan dengan pelanggan, fasilitas angkutan, pusat pertokoan, hotel, kantor pos, dll
  • Biaya-biaya. Total pengeluaran yang menimbulkan biaya ruang kantor.
  • Fleksibilitas fit-out ruang  kantor meliputi kemungkinan perubahan–perubahan terhadap struktur seperti melubangi lantai dan plafon.
  • Bebas berbagai polusi seperti kebersihan udara, lingkungan dan suara gaduh sehingga menggangu pekerjaan kantor

Tata Letak Ruang Kantor

Penentuan tata letak ruang kantor diperlukan perencanaan agar kerja berlangsung secara efektif dan efisien. Faktor yang harus diperhatikan, antara lain :

  • Tugas pegawai.
  • Arus kerja.
  • Bagan organisasi secara vertikal & horisontal.
  • Proyeksi kebutuhan tenaga kerja di masa datang.
  • Jaringan komunikasi & internet.
  • Kantor publik atau privat.
  • Kebutuhan ruang khusus.
  • Pembiayaan renovasi ruang kantor.

Prinsip Tata Letak Ruang Kantor yang Efektif

  1. Menganalisa hubungan antara arus kerja pegawai dengan peralatan
  2. Kondisi arus kerja dalam bentuk garis lurus dan meminimalisir crossing dan backtacking.
  3. Pegawai yang melakukan pekerjaan serupa harus dalam area yang berdekatan
  4. Pegawai / divisi publik harus ditempatkan berdekatan dengan pintu masuk kantor.
  5. Pegawai yang memerlukan konsentrasi harus di lokasi yang suasananya lebih tenang.
  6. Alokasi ruang untuk peralatan yang diperlukan individu harus dekat pekerja.
  7. Furnitur dan peralatan harus sesuai dengan kebutuhan.
  8. Lorong harus nyaman dan lebar guna antisipasi arus gerak yang efisien dari pekerja.
  9. Memperhatikan kebutuhan perluasan kantor di masa datang.
  10. Pekerjaan harus datang pada pegawai bukan sebaliknya.

Standar Ruang Kantor

Ruang kantor memiliki syarat lingkungan fisik yang harus diikuti oleh setiap kantor.  Standar itu meliputi hal hal berikut :

  • Kebersihan
  • Suhu Udara
  • Ventilasi plafon
  • Penerangan Cahaya
  • Fasilitas kesehatan
  • Fasilitas Cuci
  • Air minum
  • Lantai, gang , dan tangga
  • Penjagaan kebakaran

Mengatur Peralatan di Ruang Kantor

Terdapat beberapa faktor yang harus diperhitungkan suatu perusahaan dalam mengatur perabotan-perabotan ruang kerjanya.

  • Perabotan-perabotan kerja dan tata usaha haruslah merupakan perabotan yang dapat menghemat ruang lantai.
  • Perabotan yang terlalu besar diyakini dapat menghambat laju gerak mobilitas karyawan. Penerapan  desain minimalis saat ini membantu perusahaan dalam mengatur perabotan kantornya menjadi lebih hemat ruang lantai.
  • Perabotan kerja harus fungsional dengan pekerjaan yang dilakukan. Fungsi perabotan kerja haruslah mendukung suatu pekerjaan yang dilakukan. Jangan menaruh barang, terutama barang pribadi, yang kehadirannya justru dapat menghambat pekerjaan.
  • Penataan perabotan fungsional ini juga haruslah ditempatkan di suatu letak yang mudah dijangkau. Untuk itu, kerapihan meja kerja dan mengenal detail tata letak alat kerja yang dibutuhkan dapat mengurangi resiko pemborosan waktu.
  • Mengenali detail letak alat kerja yang dibutuhkan akan membantu karyawan lebih efektif waktu dalam bekerja.
  • Selain itu, perabotan kerja haruslah berbahan ringan. Material pada suatu perabotan kantor haruslah dipikirkan. Alat kantor yang ringan akan lebih mudah bagi suatu perusahaan ketika akan atau harus memindahkan. Hal lain yang perlu dipikirkan, apabila perabotan yang apik lagi berat, akan menghambat proses pemindahan perabotan. Apabila terdapat alat berat seperti mesin fotokopi atau mesin berat lainnya, letakkan dari awal di tempat yang sudah dipikirkan secara strategis bagi seluruh karyawan.
  • Beberapa perusahaan memperbolehkan para karyawannya untuk membawa atau membagi barang pribadinya ke dalam suasana kantor. Perabotan atau barang pribadi yang dibawa ke dalam ruang kerja diyakini mampu meningkatkan semangat bekerja para karyawan. Namun perusahaan harus tetap mengatur suatu kriteria dasar wajib yang harus dipatuhi semua karyawan untuk setiap peralatan pribadi yang akan dibawa ke kantor perusahaan.